Содержание:
Поздравляем, у вас новая работа! Вы никого не знаете, у вас нет доступа к системам, а к каким именно — еще предстоит выяснить. Сколько времени понадобится, чтобы освоиться и приступить к делам? А если адаптация проходит удаленно? В Газпромбанке постоянно улучшают процессы онбординга. Рассказываем, как все устроено.
Первая офлайн-встреча
Новые сотрудники, даже удаленные, хотя бы один раз приезжают в офис — получить зарплатную карту и подписать документы. Тогда же они фотографируются на пропуск, который тоже получают сразу.
Мы стараемся сделать все, чтобы первый рабочий день в офисе был похож на праздник. Новичков встречают на входе и везде сопровождают — будь то инструктаж, получение пропуска или зарплатной карты. После этого удостоверяются, что новый сотрудник встретился со своим руководителем. Кроме этого, новички получают подарочный набор с фирменным мерчем и могут сфотографироваться на память в фотозоне. Все это проходит очень душевно, и у людей всегда возникает ощущение, что их здесь ждали. Мы делаем все, чтобы они почувствовали, что им искренне рады.
Адаптация новых сотрудников проходит в 3 этапа
1. Общебанковский онбординг
В первый рабочий день сотрудник получает письмо со ссылками на две внутренние платформы — «Сферу» и «Импульс».
«Сфера» — главный корпоративный портал, на котором собрана полезная информация для работы. Для новых сотрудников в «Сфере» есть специальный раздел, в котором можно найти ответы на многие вопросы, например, к кому обращаться за документами или как связаться с IT-поддержкой, и посмотреть общий план адаптации.
«Импульс» — учебный портал, где сотрудник проходит назначенные ему курсы. Например, об информационной безопасности или управлении рисками. Здесь же есть доступ к бесплатным для сотрудников банка библиотекам издательств Альпина и МИФ, а также сервису с обучающими курсами Outbox.
Неважно, удаленно работает сотрудник или в офисе, он с первого дня получает доступ к онлайн-платформам с учебными материалами. При мне новый сотрудник, которого мы оформляли, по инструкции настроил почту и все доступы в рабочем ноутбуке за 1,5 часа. Для этого нужно выполнить всего три простых шага: установить на телефон приложение для генерации одноразового программного токена, открыть страницу мобильного офиса Газпромбанк и выполнить авторизацию в приложении для удаленного доступа.
По данным опроса HR-департамента, в котором приняли участие 1000 человек, 86% сотрудников, прошедших адаптацию, довольны процессом получения доступов ко внутренним ресурсам банка.
3. Приглашение в сообщество
Сообщество, или комьюнити, — это группа сотрудников, которые объединились вокруг какой-то цели, идеи, конкретного проекта или профессии. Например, бизнес-аналитики и любые сотрудники, которые интересуется этой темой, могут вступить в комьюнити бизнес-аналитиков. Всего специалисты DevRel выделяют три типа сообществ: общебанковское технокомьюнити, профессиональные и сообщества по IT-знаниям и компетенциям. В каждом из них сотрудники обмениваются опытом, задают вопросы и получают ответы. Кроме того, сообщества помогают закрыть потребность в общении, которого часто не хватает тем, кто работает удаленно.Подробнее о сообществах в Газпромбанке можно прочитать в статье "Как комьюнити разработчиков Газпромбанка помогает сотрудникам в работе и общении".
Нам важно, чтобы новый сотрудник как можно быстрее присоединялся к коллегам такой же профессии, смог погрузиться в рабочие процессы и адапатироваться. Например, в банке много фронтэндеров, которые работают в разных командах. В комьюинити фронтендеров ребята из разных команд могут обсудить профессиональные вопросы друг с другом.
Что сделали в банке, чтобы онбординг проходил гладко
Welcome-письма приходят автоматически. Заявки на доступы отправляются, как только сотрудник появляется в кадровой системе банка. Курсы, тесты, вебинары также назначаются автоматически, их подборка формируется в зависимости от роли нового сотрудника. Оценка итогов адаптации и обратная связь о ней тоже собираются по заданным алгоритмам.
В банке оказывается всесторонняя поддержка новых сотрудников. Есть три ключевые роли: руководитель, наставник и бадди. Помимо этого, хорошо себя зарекомендовала так называемая ГПБзабота — программа поддержки сотрудников. Также у нас круглосуточно работает наш HR-помощник.
Вся информация собрана на двух онлайн-платформах Газпромбанка — «Сфере» и «Импульсе». Назначенные курсы можно проходить удаленно. Если сотрудник не прошел обучение в срок, на почту приходит напоминание. Кроме того, наставники и руководители тоже получают уведомления о том, что новичок не уложился в срок, а значит могут быстро подключиться, чтобы помочь разобраться и преодолеть сложности.
Создали готовые виртуальные рабочие места и типовые профили
Раньше сотрудник должен был сам составлять список программ, с которыми ему предстоит работать, заполнять много заявок и ждать одобрения. Сейчас он без заявок в первый рабочий день получает базовые доступы к 10 автоматизированным системам, которые позволяют быстро включиться в работу. Если в автоматизированной заявке на найм был выбран типовой профиль сотрудника, например, дата-аналитик или разработчик, такой сотрудник без дополнительных заявок получает расширенные профильные доступы к ИТ-ресурсам.
Процессы, на которые раньше мог уйти месяц, теперь занимают в среднем неделю. Разработчик или аналитик приступает к работе в первый же день, и спустя короткое время получает все инструменты для решения конкретных задач.
Попадая на учебный портал, новый сотрудник первым делом видит те курсы, которые нужно пройти именно ему, чтобы приступить к работе. Другими словами, человек получает индивидуальный список задач на первое время.
Наша программа — это конструктор. Из него, как из кубиков, мы складываем уникальный трек адаптации в компании. Под каждого внутреннего заказчика мы собираем программу из учебных курсов и вебинаров, которые должен пройти новичок. Наполнение адаптационного курса каждый руководитель определяет сам.
Если новый человек уделит нашим платформам время в первые дни, то сможет быстро сориентироваться в работе банка и будет понимать, что от него ждут.
Чтобы сотрудники легко ориентировались в онлайн-сервисах, внутренние порталы банка модернизировали. Взаимодействие с ними стало интуитивно понятным и удобным.
Обратную связь по учебным курсам можно оставить примерно так же, как вы ставите оценку на поездку в такси и, кроме оценки, можно выбрать из набора тегов, что понравилось, а что можно улучшить. Записи всех мероприятий хранятся в одном месте, а подходящий образовательный курс легко найти по одному слову в строке поиска.
Новым сотрудникам нужно помочь быстрее влиться в коллектив. Поэтому большое внимание в банке уделяют развитию сообществ. Новички могут посмотреть ролик о возможностях, которые дает участие в комьюнити и присоединиться к ним. Кроме того, человеку сразу предлагают рассказать, на какую должность он пришел, где работал и чем увлекается. Позже эту информацию добавляют в почтовую рассылку для коллег. Так они узнают, на какую должность пришел новый сотрудник, и чем он увлекается. И если вдруг он после работы играет в Dota, коллеги могут позвать его в команду для участия в кибертурнирах Газпромбанка.
По данным опроса HR-департамента, 98% сотрудников получают достаточную поддержку коллег в период адаптации.
Все новые сотрудники и их руководители регулярно проходят опросы и о процессе адаптации, и о конкретных курсах. Обратная связь помогает руководителям следить за качеством онбординга, быстро корректировать процесс адаптации и подключаться, если по ответам сотрудника понятно, что ему не хватает информации, внимания или поддержки.
Также после прохождения каждого курса сотрудник получает пуш с просьбой поставить оценку — выбрать смайлик, который отражает общее впечатление. Это помогает следить за тем, чтобы вся информация была полезной и в удобном формате.
Первый опрос мы проводим через две недели: понять настроение нового сотрудника и уточнить, встретился ли он с руководителем, чтобы обсудить свои цели на три месяца работы. Руководителям при этом мы регулярно отправляем подробные памятки, которые помогают лучше спланировать процесс адаптации новичков в команде. Подход работает. По результатам нашего опроса, в котором приняли участие 1000 сотрудников, 97% успешно освоились на новом месте работы.
